Gezond verstand

Stel je voor dat je tijdens het koken telkens alles meteen laat vallen en naar de winkel rent op het moment dat je merkt dat je een bepaald ingrediënt niet meer in huis hebt. Hoeveel tijd zou je dan verliezen? Hoeveel geld zou je spenderen aan benzine? Hoe zou jij jouw productiviteit inschatten? We vinden het allemaal doodnormaal om een boodschappenlijstje op te maken om naar de supermarkt te gaan. Wanneer het echter gaat over het bundelen van taken dan vinden we het plots minder evident om ons gezond verstand te gebruiken. Volgens een studie van de universiteit van Californië kan het 20 minuten kosten om na een storing opnieuw geconcentreerd aan de slag te gaan.[i] De universiteit van Londen kwam tot de conclusie dat bij medewerkers die constant door e-mail of telefoon werden gestoord, hun IQ meer naar beneden ging dan bij mensen die marihuana roken.[ii]

Gevaarlijk Multitasken

Een van de meest markante voorbeelden van multitasking doet zich voor tijdens het besturen van een voertuig. Volgens een recente enquête van het Belgisch Instituut voor Verkeersveiligheid (BIVV) leest de helft van de autobestuurders af en toe een sms tijdens het rijden. 45 procent van de bestuurders geeft toe het afgelopen jaar ten minste één keer niet handenvrij gebeld te hebben. Dit is uiteraard niet zonder gevaar. Wie niet handenvrij achter het stuur telefoneert loopt tot drie à vier keer meer kans op een ongeval. Wie een bericht verstuurt loopt zelfs 23 keer meer risico.[iii] Intussen bestaan er al soft- en hardware tools om jouw telefoon te blokkeren wanneer je aan het rijden bent. In bepaalde landen geven verzekeraars zelfs korting aan bestuurders die deze tools effectief gebruiken. In het Verenigd Koninkrijk gaat men zelfs veel verder dan een bewustmakingcampagne met boetes. De politie mag bij elk ongeval de gsm van de bestuurder opvragen om te bekijken of die niet aan het bellen of sms’en was. In veel landen komt dit overeen met een inbeslagname van goederen en meestal kan dit niet zomaar. Hoe dan ook staan de autobouwers zeker niet stil. De zogenaamde ‘connected cars’ komen er namelijk aan. Zo heeft Apple een eigen CarPlay-systeem om de iOS-software van de iPhone toegankelijk te maken op de boordcomputer van je wagen. Google ontwikkelt ook een gelijkaardig systeem onder de naam Android Auto.[iv] Hopelijk hebben ze hierbij voldoende oog voor onze veiligheid.

One Thing at A Time

Wellicht weet je al langer dat ons brein niet geschikt is om te multitasken. Er zijn ondertussen al tonnen studies verschenen die aantonen dat het beter is dat we ons concentreren op één ding tegelijk. Toch blijven we met zijn allen verschillende taken op hetzelfde moment uitvoeren. Hoe dan ook duurt het veel langer om een simpele taak uit te voeren wanneer je op hetzelfde moment nog andere dingen probeert te doen…die op hun beurt ook weer meer tijd zullen vragen. Bovendien is de foutenmarge heel wat hoger en het herstellen van fouten kost ook weer tijd. Twee taken tegelijk uitvoeren die concentratie vragen gaat dus moeizaam maar dat geldt niet voor taken die geen mentale inspanning vergen. Naar muziek luisteren en intussen de afwas doen lukt prima omdat je (hopelijk) niet al te hard moet nadenken over hoe je de afwas gaat aanpakken. Ook ‘Switchtasking’, wat betekent dat je maar een taak uitvoert maar constant van de ene naar de ander taak switcht gaat jouw productiviteit zeker niet ten goede komen.

Het aantal cursisten dat wij maandelijks horen klagen over de baas die ‘nu meteen actie’ verlangt is alleszins angstaanjagend hoog. Naast e-mail, telefoon en ander stoorzenders gaan heel wat leidinggevenden in de fout door te stellen dat iedereen maar moet springen van zodra er iets door hen wordt gevraagd. We reageren dus constant op zaken die binnenkomen via mail, telefoon of welk kanaal dan ook. Er is dus geen plaats meer voor proactieve acties, zoals voorbereidingen van vergaderingen, analyses, enz.

Always on

Het altijd bereikbaar zijn maakt ook dat je constant kleine beslissingen moet nemen die energie vragen. Op het einde van de rit heb je maar weinig energie meer over op momenten dat dit cruciaal is. Indien je in de vroege ochtend veel energie hebt is het wellicht aangewezen om de eerste twee uur van jouw werkdag geen mails te bekijken. Tijdens opleidingen vinden heel wat cursisten dit veel te ver gaan omdat ze dan bij het begin van de werkdag niet meer van alles op de hoogte zijn…terwijl we daar juist naartoe willen. Deelnemers die dit concept toch een kans geven komen terug met lyrische verhalen over gouden productieve uren.

Het vooraf blokkeren van tijd is de enige mogelijkheid om multitasking te voorkomen. Taken kunnen afwerken en regelmatig afwisselen met korte pauzes kunnen een boost aan jouw productiviteit geven. Geef medewerkers dus de mogelijkheid om zich ergens te installeren waar ze storingsvrij kunnen werken, zonder te eisen dat ze bereikbaar blijven. Creatieve ideeën ontstaan alleen maar wanneer je effectief losgekoppeld bent van alle mogelijke storingen. We hebben dus nood aan een nieuwe denk- en concentratiecultuur die het mogelijk maakt om slechts één enkele taak gedurende een bepaald tijdsslot uit te voeren.


[i] No Task Left Behind? Examining the Nature of Fragmented Work, University of California, Irvine, Gloria Mark, Victor M. Gonzalez, Justin Harris, 2005, http://www.ics.uci.edu/~gmark/CHI2005.pdf

 

[ii] E-mails 'hurt IQ more than pot', CNN, 22 april 2005, http://edition.cnn.com/2005/WORLD/europe/04/22/text.iq/

 

[iv] Mag de politie uw telefoon controleren na een ongeval?, De Standaard, 28/07/2014, http://www.standaard.be/cnt/dmf20140728_01194492.

4 tips om multitasking de wereld uit te helpen

De vraag blijft natuurlijk hoe we alle bordjes dag in dag uit in de lucht kunnen blijven houden. De onderstaande tips kunnen je alvast helpen:

1. Tracht zoveel mogelijk taken op een logische manier te bundelen.

Je zou ervan versteld kunnen staan hoeveel tijd je wint door taken te groeperen in functie van de situatie waarin deze taak moet worden uitgevoerd. In plaats van vijf keer per dag naar je baas te lopen zou het raadzaam kunnen zijn om je te bespreken punten ‘op te sparen’ en maar één keer per dag langs te gaan. Een ander voorbeeld is een computerapplicatie. Misschien kan je beter ineens alle taken in een bepaald programma afwerken. Je kan ook denken aan het bundelen van taken volgens bijvoorbeeld bepaalde locaties of vervoermiddelen zoals de trein of een vliegtuig.

2. Volg je planning zo goed mogelijk

Als je er in slaagt om je planning te volgen dan valt het multitasken haast vanzelf weg. Je krijgt alleszins veel meer grip op je werkdag door zowel de leuke als de minder leuke taken te plannen. Zorg zeker voor voldoende buffers om onverwachte zaken op te vangen. Klinkt dit wat neurotisch? Misschien wel maar eens dat het werkt wil je nooit meer terug naar de oude situatie.

3. Plan ‘switch-tijdsblokken’ in

Iedereen heeft dagelijkse wel beslommeringen of kleinere taken af te werken. Probeer deze zoveel mogelijk in een bepaald tijdslot af te werken. Zo bundel je ook het soort taken die vaak met andere taken worden gecombineerd of die je snel na elkaar kunt doen. Het voordeel is dat je dit dan tenminste beperkt in de tijd.

4. Beperk het aantal storingen

Hoe minder afleidingen hoe beter. Zorg voor een werkplek waar je geconcentreerd kunt werken. Mocht dit een probleem zijn, zoek dan naar creatieve oplossingen. Wanneer een bepaald rapport veel aandacht vergt ga dan eens apart zitten of spreek af dat je collega’s je telefoons een uurtje overnemen. Zoals bij elk initiatief in teamverband, is het een kwestie van geven en nemen dus doe jouw collega’s hetzelfde plezier.

Meer info? http://TimeManagementCompany.com